Per a automatitzar les comandes per correu, connecta la bústia amb un procés que llegeixi la sol·licitud, identifiqui el client i els seus articles, comprovi les quantitats i prepari la comanda al teu programa de gestió. La IA ajuda quan la informació arriba en text lliure o documents; el catàleg i les regles de l'empresa determinen què es pot registrar.
El punt de partida pot ser un esborrany amb revisió. Qui el comprova ha de veure el correu original, les línies proposades i els dubtes pendents en un mateix lloc. Així pot corregir una referència o resoldre una diferència sense tornar a teclejar tota la comanda.
Defineix quins missatges s'han de convertir en comandes
En una bústia comercial conviuen comandes, consultes de preu, canvis, cancel·lacions i respostes sobre entregues. Abans d'extreure articles, identifica què sol·licita realment el missatge. «Teniu aquestes referències?» encara pot ser una consulta de disponibilitat.
La classificació de correus amb IA pot ajudar a dirigir cada cas al recorregut adequat. Conserva l'identificador del missatge, el remitent i la referència de la comanda del client, quan existeixi. Si el correu està reenviat per un comercial, identifica també a quin client correspon.
Decideix quins formats entren en el primer abast. Un PDF amb una taula, un full amb columnes conegudes i una petició escrita al cos del correu necessiten tractaments diferents. Els fulls estructurats es poden llegir amb regles d'importació; reserva la interpretació d'IA per als camps que la necessitin.
També cal distingir els documents útils de logotips, signatures i adjunts repetits. Desa la font que justifica cada proposta, incloent-hi els missatges posteriors que canviïn la sol·licitud.
Llegir una línia no basta per saber què s'ha de servir
El lector de documents ha de recuperar referències, descripcions, quantitats i unitats conservant-ne la relació. Si una taula continua en una altra pàgina, comprova que les seves línies s'han recollit completes i que una capçalera repetida no s'ha convertit en un altre producte.
Hi ha eines per a aquesta part. AI Builder permet usar camps i taules extrets de documents en un flux de Power Automate. La seva documentació contempla valors i puntuacions de confiança per camp o cel·la; abans d'escollir-lo cal comprovar els formats, el model i els requisits del compte.
Després de la lectura ve la comprovació amb les teves dades:
| Dada de la comanda | Comprovació necessària |
|---|---|
| Client | Compte correcte i adreça de lliurament confirmada. |
| Article | Referència del vostre catàleg i variant sol·licitada. |
| Quantitat | Número, unitat de venda i conversió aplicable. |
| Preu indicat | Coincidència amb les condicions comercials vigents. |
| Lliurament sol·licitat | Disponibilitat i data que l'equip pot confirmar. |
Mantén una taula d'equivalències per client quan utilitzi codis propis. Una coincidència aproximada a la descripció pot servir per proposar candidats; si hi ha diversos productes possibles, ha de quedar pendent de revisió.
Les unitats mereixen una regla explícita. Per exemple, Business Central distingeix unitats de mesura base i alternatives, amb una quantitat de conversió per a cada article. En la vostra integració, usa l'equivalència aprovada al catàleg. Una caixa no conté necessàriament la mateixa quantitat en totes les referències.
Exemple: vuit caixes i una adreça nova
Un distribuïdor rep aquest missatge fictici:
Comanda OC-418: necessitem vuit caixes de CL-7. Lliurament al magatzem nou divendres. Adjunto la comanda en PDF.
Suposem que l'equivalència validada d'aquest client relaciona CL-7 amb el vostre article ENV-025 i que cada caixa conté 25 unitats. L'esborrany pot mostrar 8 caixes, equivalents a 200 unitats. És un càlcul de l'exemple, no una quantitat que s'hagi de deduir del nom del producte.
Ara imagina que el PDF adjunt indica sis caixes. El sistema ha d’assenyalar la diferència entre correu i document, conservar tots dos valors i demanar que es confirmi quina versió preval. Registrar automàticament la dada que aparegui primer amagaria una decisió pendent.
«Magatzem nou» tampoc no permet reutilitzar sense més l'adreça habitual. Falta confirmar l'adreça completa i associar-la al destí correcte. El mateix passa amb «divendres»: cal una data concreta i comprovar si es pot complir.
Una revisió útil destacaria aquestes tres qüestions: quantitat contradictòria, adreça pendent i entrega per confirmar. La resta de les línies pot quedar preparada mentre es resolen, segons com gestioni la vostra empresa les comandes incompletes.
Deixa clar quan la comanda està rebuda, registrada i confirmada
Dissenya estats que l'equip pugui reconèixer:
- Rebuda: s'ha desat la sol·licitud i els seus documents.
- Pendent de revisió: hi ha línies preparades i dubtes visibles.
- Validada: una persona o una regla aprovada ha resolt les comprovacions necessàries.
- Registrada: el programa de gestió retorna una referència que permet consultar la comanda.
- Confirmada al client: s'han comunicat les condicions que l'empresa accepta.
En el pilot, pots aturar el recorregut abans del registre definitiu. Quan el connectis a l'ERP, comprova quins efectes té crear o canviar aquest document: pot activar altres processos segons la configuració. L'abast ha d'indicar si només prepara un esborrany o si també reserva material o inicia la preparació.
Una consulta d'existències no equival per si sola a una reserva. Si la confirmació depèn de l'estoc, utilitza el resultat que el sistema de gestió consideri vàlid en aquell moment i respecta les seves regles per a entregues parcials.
La confirmació de recepció i la confirmació comercial han de dir coses diferents. Pots informar que una petició ha arribat mentre segueix pendent de revisió, sense prometre encara articles, preus ni dates.
Tracta els reenviaments i les modificacions com a casos propis
Un client pot reenviar el mateix PDF al comercial i a administració. Relaciona el document amb el client i la seva referència de comanda, a més de l'identificador tècnic del missatge. Dos correus diferents no impliquen necessàriament dues comandes.
Al mateix temps, un document amb la mateixa referència pot contenir una modificació. Detecta els canvis de línies, quantitats o destí i compara'ls amb la versió registrada. No descartis una revisió només perquè el número ja existeixi.
Si la comanda està en preparació, una cancel·lació o un canvi d'adreça requereix comprovar l'estat operatiu. El flux ha de portar aquesta decisió a la persona responsable i conservar què s'ha modificat i qui ho ha autoritzat.
Si la connexió falla després d'intentar desar, consulta el resultat abans de repetir l'operació. Pot ser que l'ERP hagi creat la comanda encara que la resposta no hagi arribat. Conserva una referència estable per reconciliar l'intent i evitar duplicats.
Comprova el resultat amb comandes completes
La documentació de Document Intelligence explica com interpretar la confiança d'extracció i contempla revisió humana. Aquesta puntuació ajuda a decidir què revisar; a més, has de comprovar que el producte, la unitat i el destinatari són els correctes per al teu negoci.
Prova documents dels clients que participaran al pilot. Inclou taules de diverses pàgines, referències desconegudes, caixes amb diferents equivalències, comandes reenviades i canvis després del registre. Afegeix una fallada de connexió per comprovar com es recupera.
Mesura comandes correctes de principi a fi, línies corregides, duplicats detectats i temps de revisió. Un bon resultat de lectura perd valor si després cal buscar l'adreça o reconstruir les quantitats a mà.
Per estudiar el primer abast, prepara exemples de comandes, el catàleg, les equivalències de clients i el nom del vostre programa de gestió. A Digency desenvolupem automatitzacions a mida per connectar aquest recorregut. Explica'ns com rebeu i registreu avui les comandes i definim quina part pot quedar preparada per al vostre equip.
Imatge de capçalera: il·lustració generada amb IA.
