Per automatitzar la creació de pressupostos, connecta la sol·licitud del client amb un catàleg de serveis, unes tarifes vigents i una plantilla. La IA pot ajudar a ordenar el que demana i redactar l'abast; els imports han de sortir de les regles de càlcul del teu negoci. El resultat inicial és un esborrany que l'equip pugui revisar abans d'enviar-lo.
L'objectiu és deixar de buscar dades en diversos llocs i reconstruir cada proposta des de zero. Per aconseguir-ho, el sistema ha de mostrar què ha entès, d'on surt cada partida i quina informació falta. Un document amb bon aspecte encara pot contenir una quantitat incorrecta o prometre una feina que ningú no ha valorat.
Comença per les propostes que repeteixes
Tria una família de pressupostos amb una estructura semblant: sessions de producte, instal·lacions del mateix tipus o serveis de manteniment amb opcions definides. Reuneix exemples aprovats i revisa quines parts es repeteixen i quines depenen d'una decisió comercial.
Abans de crear una integració, comprova les funcions del teu programa. Per exemple, Holded permet triar la tarifa i la plantilla de disseny d'un pressupost, a més d'opcions com l'idioma i la moneda. Aquesta base pot resoldre part de la feina.
La connexió a mida aporta valor quan cal recollir dades de correus o formularis, consultar altres fonts i preparar la proposta amb les regles del vostre equip. Defineix primer on es desarà el pressupost definitiu. Mantenir una versió al programa i una altra de diferent en un PDF editat a part fa difícil saber quina versió s'ha aprovat.
Fes que cada import tingui una font
Prepara un catàleg amb una referència per a cada producte o servei. Afegeix-hi la unitat de venda, la descripció aprovada i les regles que canvien el preu: quantitats, opcions, desplaçaments o condicions específiques del client.
Convé distingir tres feines:
- Interpretar la petició: identificar el servei sol·licitat i proposar les partides que hi podrien correspondre.
- Calcular la proposta: aplicar quantitats i tarifes confirmades mitjançant fórmules o el programa de gestió.
- Redactar l'abast: explicar què inclou cada partida, què en queda fora i què ha d'aportar el client.
Conserva la tarifa i la seva data de vigència al costat de l'esborrany. Si un preu depèn d'un proveïdor o d'una visita tècnica que encara no s'ha fet, deixa aquella partida pendent. Una oferta antiga pot ajudar a recuperar el context, però el seu preu necessita una comprovació.
Configura també les excepcions: qui pot aprovar un descompte, quins conceptes requereixen valoració i quins canvis obliguen a revisar el conjunt. Els impostos i les condicions del document han de procedir de la configuració validada per l'empresa, sense demanar al model que els dedueixi.
Exemple: una sessió de fotos amb un vídeo opcional
Imagina aquesta petició:
Volem fotografiar 12 productes, amb dues vistes de cada un. Potser hi afegirem un vídeo curt i ens agradaria tenir-ho tot la setmana que ve.
És un exemple fictici. Abans de generar el pressupost, el sistema hauria de preparar una cosa així:
| Dada rebuda | Decisió per a l'esborrany |
|---|---|
| 12 productes i dues vistes | Proposar 24 fotografies i confirmar quina edició inclou cada una. |
| Possible vídeo | Mantenir-lo com a opció separada, pendent de definir-ne la durada i el format. |
| La setmana que ve | Consultar la disponibilitat i confirmar una data concreta. |
| No s'indica on es fa | Demanar la ubicació i comprovar si hi ha transport o desplaçament. |
Les 24 fotografies són una quantitat calculada a partir de la sol·licitud, no el preu final. Si la vostra tarifa es basa en una sessió més l'edició de cada imatge, el pressupost ha d'utilitzar aquestes unitats. No converteixis automàticament 24 fotos en 24 sessions.
L'esborrany pot descriure la fotografia i mostrar el vídeo en un apartat opcional. L'import d'aquesta opció s'ha de distingir del total de l'abast principal. Si falten dades per valorar-la, deixa-la pendent de pressupost, sense presentar-la com a gratuïta.
La data s'incorpora quan l'equip confirma la capacitat de lliurament. Una preferència del client no equival a un termini que la vostra empresa pugui assumir.
Connecta la sol·licitud amb un esborrany comprovable
Un recorregut útil comença quan es rep una petició identificada. Si arriba des del web, et pots recolzar en la connexió del formulari amb el CRM per associar-la al contacte i conservar-ne la referència.
A partir d'aquí, el flux pot:
- Recollir les dades. Guardar el missatge original i vincular els fitxers necessaris.
- Preparar les partides. Relacionar cada necessitat amb el catàleg i assenyalar els dubtes.
- Aplicar les regles. Recuperar tarifes vigents i calcular les línies confirmades.
- Generar l'esborrany. Completar la plantilla amb l'abast, les opcions i les dades del client.
- Sol·licitar revisió. Presentar al responsable el document i els punts que requereixen una decisió.
Cada partida ha de poder contrastar-se amb la sol·licitud o amb una decisió registrada. Si la IA proposa un servei addicional, mostra'l com a suggeriment intern fins que el comercial decideixi incloure'l.
Mantén les notes de costos i els comentaris interns fora de la versió que rep el client. Comprova la vista final del document: títols tallats, taules tallades entre pàgines, camps buits i opcions que semblen incloses poden generar confusió encara que les dades d'origen siguin correctes.
Aprova una versió concreta abans d'enviar-la
La revisió ha d'incloure l'abast, les quantitats, les condicions comercials, el destinatari i la data de lliurament. Facilita al responsable una llista de pendents perquè no els hagi de descobrir llegint tot l'historial.
Una aprovació pot formar part del flux. Power Automate permet sol·licitar una aprovació i esperar la resposta del responsable. Microsoft documenta els seus requisits i diferents tipus d'aprovació; cal comprovar quins encaixen amb el compte i el procés de l'empresa.
Vincula l'aprovació a una versió concreta. Si després canvia el preu, una quantitat o l'abast, el document ha de tornar al punt de revisió que correspongui. L'aprovació de l'esborrany anterior no hauria d'autoritzar silenciosament el nou.
Registra per separat que el pressupost està preparat, aprovat i enviat. Si falla l'enviament, conserva el document i comprova què ha passat abans de tornar-ho a provar. Aquesta fallada no hauria de provocar la creació d'una altra proposta ni dos missatges iguals al client.
Quan l'enviament està confirmat, pots activar el seguiment del pressupost sobre aquesta mateixa referència i versió.
Prova el procés amb sol·licituds que donin problemes
El primer pilot pot acabar en un esborrany, amb enviament manual. Així pots comprovar quina feina de preparació resol i quines correccions encara cal fer abans d'ampliar l'abast.
Inclou peticions completes i d'altres amb dades ambigües: unitats diferents de les de la tarifa, un servei fora del catàleg, una opció sense confirmar, un preu caducat i un canvi després de l'aprovació. Prova també que la mateixa sol·licitud no creï dos pressupostos si es processa una altra vegada.
Compara el resultat amb una proposta revisada per l'equip. Anota les partides que falten, les quantitats incorrectes, els dubtes detectats i el temps real de preparació i revisió. No atribueixis estalvi al sistema sense mesurar aquest recorregut complet.
Per valorar la implantació, prepara una sol·licitud d'exemple, un pressupost aprovat, el catàleg i les eines on treballeu. A Digency dissenyem automatitzacions a mida que connecten aquestes peces. Explica'ns com prepareu avui els vostres pressupostos i definim un primer flux que l'equip pugui comprovar.
Imatge de capçalera: il·lustració generada amb IA.
