Per automatitzar el seguiment de pressupostos, connecta la proposta enviada amb el seu estat comercial, el correu i la següent tasca de l’equip. El sistema ha de consultar què ha passat des de l’enviament abans de preparar cada recordatori: pot haver-hi una resposta, una revisió del document o una decisió ja presa.
El punt de partida és el pressupost concret i la seva versió vigent. Amb això pots recordar una proposta pendent sense escriure sobre un preu antic ni interrompre una conversa que ja porta una persona. Aquest recorregut està pensat per a propostes sol·licitades pel client, amb el seu interlocutor i canal acordats.
Quines dades necessita el seguiment
Reuneix aquestes dades al CRM o en un registre compartit connectat a les eines del negoci:
- Referència de la proposta i versió enviada.
- Enllaç al document vigent, data d’enviament i validesa.
- Client, interlocutor i responsable comercial.
- Estat de la proposta i data del darrer canvi.
- Darrera conversa rellevant i pròxim pas acordat.
- Seguiments fets i motiu de qualsevol pausa.
Si el programa de pressupostos i el CRM són diferents, decideix quin mana sobre cada dada. L’import i la validesa poden venir del programa que emet la proposta; la propera trucada, del CRM.
Comprova com arriben les actualitzacions entre tots dos. Si una acceptació triga a reflectir-se, un recordatori programat podria sortir durant aquest interval. La connexió necessita una regla per ajornar l’enviament quan no pugui comprovar l’estat vigent.
Defineix què passa en cada estat
Una proposta enviada pot estar pendent de lectura, en revisió o esperant una decisió interna. Convé distingir aquestes situacions per preparar el següent pas:
| Situació registrada | Acció que pots automatitzar |
|---|---|
| Enviada i pendent de resposta | Preparar un recordatori o una tasca a la data acordada. |
| El client planteja un dubte | Pausar els recordatoris i assignar la resposta al comercial. |
| S’està preparant una altra versió | Aturar el seguiment del document anterior. |
| El client demana reprendre-ho més endavant | Guardar la data i programar una revisió per llavors. |
| Acceptada o rebutjada | Tancar el seguiment d’aquesta proposta i registrar el resultat. |
| Caducada o amb dades contradictòries | Deixar una tasca perquè el responsable la revisi. |
L’estat ha de tenir suport: una acció del client, una actualització de l’eina o una comprovació de l’equip. Un comentari com «sembla interessat» pot servir de context; per confirmar una acceptació necessites el procediment que hagi definit l’empresa.
Com muntar el recorregut automàtic
Pots començar creant tasques internes i esborranys. Quan l’equip hagi validat els missatges i les condicions, estudia quins es poden enviar automàticament.
El recorregut seria:
- Confirmar l’enviament de la proposta. Guardar quina versió va sortir, a qui i des de quin compte.
- Assignar el següent pas. Una data de revisió, el responsable i el canal.
- Consultar les novetats en arribar aquesta data. Respostes, estat, versió i pauses.
- Preparar l’acció adequada. Recordatori, trucada o revisió de la proposta.
- Registrar el resultat. Diferenciar el que està pendent, el que s’ha enviat i el que ha fallat.
No totes les funcions d’un CRM observen els mateixos senyals. Per exemple, Pipedrive documenta condicions de resposta sobre un correu enviat prèviament dins de l’automatització, després d’un pas d’espera. No donis per fet que aquesta comprovació cobreix qualsevol missatge enviat des de fora del recorregut.
La documentació d’enviament automàtic de Pipedrive també exigeix configurar la sincronització de correu i permet seleccionar el remitent. Abans d’activar-ho, comprova el compte des del qual sortirà el missatge, on es rebran les respostes i quines funcions inclou la vostra subscripció.
La mateixa revisió serveix per decidir si n’hi ha prou amb les funcions del CRM o cal connectar el programa de pressupostos mitjançant una integració a mida.
Exemple: el client demana canviar la proposta
Una empresa envia un pressupost per renovar la web d’un client. S’acorda revisar la proposta dijous. Dimecres, el client respon que vol afegir un catàleg.
És un exemple il·lustratiu per provar el sistema, no un resultat d’un client de Digency. El comportament esperat seria:
- La resposta pausa el recordatori previst per a dijous.
- El responsable rep una tasca amb la petició d’ampliar l’abast.
- La primera versió queda vinculada a l’historial i marcada com a substituïda quan s’envia la nova.
- El següent seguiment utilitza el document actualitzat i la nova data acordada.
Si la resposta arriba per telèfon, el comercial ha de poder registrar la pausa des de la fitxa de la proposta. Si només canvia el PDF d’una carpeta, el sistema necessita saber quina versió substitueix quina. Reanomenar un fitxer no garanteix que s’actualitzin els missatges pendents.
Abans de reactivar el seguiment, comprova que l’esborrany agafa l’enllaç i les condicions actuals. La nova versió ha de conservar l’historial de la conversa.
Quan aturar els recordatoris
La recepció d’una resposta hauria de donar pas a la revisió de l’equip. També has de contemplar una acceptació, un rebuig, una sol·licitud de no continuar el contacte o una pausa manual.
En les seqüències de HubSpot, les regles de sortida per resposta i reunió són configurables. La documentació també assenyala excepcions en la detecció de respostes automàtiques d’absència. Convé provar la configuració real amb les bústies que fareu servir.
Hi ha dues comprovacions especialment útils:
Converses en un altre canal. Una trucada o un missatge a un company poden canviar la situació sense arribar a la bústia connectada. Facilita a l’equip un control per pausar i anotar el motiu.
Diverses propostes per al mateix contacte. Una resposta pot referir-se només a una d’elles. Conserva la referència i, si no queda clar, demana revisió abans de continuar amb les altres.
Evita reactivar un seguiment simplement perquè algú edita la fitxa. La represa ha de ser una decisió identificable, amb una data i un següent pas.
Quin missatge preparar i on ajuda la IA
El recordatori ha de permetre reconèixer la proposta i respondre amb facilitat. Un esborrany podria ser:
Hola, Marta. Reprenc la proposta per renovar la web que vam quedar de revisar aquesta setmana. Hi ha algun dubte sobre l’abast o els terminis que hàgim de resoldre abans de seguir? Pots respondre en aquest mateix correu.
Adapta el text al que s’ha acordat. Si hi ha una nova versió, comprova l’enllaç; si el client va demanar esperar, respecta aquesta data. La urgència, els descomptes i la disponibilitat han de sortir de condicions reals aprovades per l’equip.
La IA pot ajudar a resumir una conversa llarga o preparar un esborrany amb el context disponible. Mantén el missatge original accessible i exigeix revisió quan hi hagi una interpretació dubtosa. Per programar una tasca per data o aturar un seguiment en canviar un estat, n’hi ha prou amb regles definides.
Què provar abans d’ampliar l’automatització
Fes una prova amb bústies controlades: proposta sense resposta, resposta abans del recordatori, canvi de versió, pausa per trucada, rebuig i fallada de connexió. Repeteix també la recepció del mateix esdeveniment d’enviament: el resultat ha de conservar un únic seguiment d’aquella proposta.
Revisa què veu el client i què queda a la fitxa. Quan falli un enviament, l’equip ha de poder distingir un missatge no enviat d’un el resultat del qual encara no es coneix, abans de reintentar-lo.
Per avaluar el pilot, compta les propostes pendents sense pròxima acció, les respostes que requereixen intervenció i el temps dedicat al seguiment, inclosa la revisió. Si compares vendes, utilitza períodes i tipus de proposta comparables; no atribueixis automàticament qualsevol canvi a l’automatització.
Si les peticions arriben primer des de la teva web, pots revisar com connectar un formulari al CRM. A Digency desenvolupem automatitzacions a mida per connectar aquestes etapes. Explica’ns on prepareu els pressupostos i com els seguiu i definim un primer recorregut amb les teves eines.
Portada: il·lustració generada amb IA.
