Per automatitzar reserves per WhatsApp necessites connectar la conversa amb l’agenda que fa servir el teu equip. El sistema recull el servei i la data, consulta la disponibilitat, desa la cita i envia la confirmació. També ha de saber què fer quan algú canvia d’opinió, un horari s’ocupa o falla la connexió.
La confirmació ha de sortir després que la reserva quedi registrada. Aquest ordre marca la diferència entre rebre sol·licituds i gestionar cites completes.
Aquí tens un flux d’exemple i les comprovacions que convé demanar abans de posar-lo en marxa.
Què necessites connectar
Comença per tres peces: el canal de WhatsApp, l’agenda i les regles de reserva del teu negoci. La solució pot prendre diverses formes:
- Un enllaç de reserva enviat per WhatsApp. Quadra si ja tens una pàgina on el client pot triar servei i horari, i només necessites facilitar-hi l’accés.
- Un formulari dins de WhatsApp. Permet guiar l’elecció amb opcions. Meta ofereix WhatsApp Flows per crear aquest tipus d’experiències, incloses les reserves de cites.
- Una conversa amb IA connectada a l’agenda. Pot ajudar a interpretar peticions com «vull el mateix servei que l’última vegada, però a la tarda». Cal comprovar la identitat, el servei i la disponibilitat abans d’executar la reserva.
L’elecció depèn de com pregunten els teus clients i de les connexions disponibles. Un servei amb dues opcions es pot resoldre amb una selecció guiada. Una agenda amb diverses seus, professionals i durades requereix més regles.
Defineix també qui atendrà les converses que necessitin una persona. Aquesta safata ha de mostrar què ha demanat el client i quins passos s’han completat.
Exemple: d’un missatge a una cita confirmada
Imagina un saló que ofereix un servei de 45 minuts i reserva 15 minuts més per preparar el lloc. És un exemple il·lustratiu, no un cas real de client ni una promesa de resultats.
El recorregut es pot dissenyar així:
| Moment | Què ha d’ocórrer |
|---|---|
| El client escriu «Teniu forat dijous a la tarda?» | Preguntar quin servei necessita i confirmar la data concreta. |
| Tria servei i professional | Consultar la disponibilitat tenint en compte la durada, la preparació i l’horari de treball. |
| Rep dues opcions i escull les 18:00 | Tornar a validar aquell forat i registrar la cita a l’agenda. |
| L’agenda confirma el desament | Enviar data, hora, servei, ubicació i una manera senzilla de canviar o cancel·lar. |
| Arriba el moment del recordatori | Comprovar que la cita continua activa i que el missatge es pot enviar pel canal configurat. |
| El client demana un altre horari | Consultar alternatives i completar el canvi sense deixar dues cites actives. |
El missatge final podria ser: «La teva cita està confirmada per dijous 22 d’octubre a les 18:00, per a [servei], a [adreça]. Pots sol·licitar un canvi o cancel·lar des d’aquí». És una plantilla d’exemple: les dades han de sortir de la reserva desada.
Si el programa no respon, el flux ha de deixar l’operació pendent i avisar l’equip. Abans de reintentar, cal comprovar si la cita s’ha arribat a crear.
Com coordinar l’agenda i evitar reserves duplicades
Tots els canals han de consultar la mateixa disponibilitat. Si l’equip apunta les trucades en paper i WhatsApp consulta una altra agenda, el problema continua allà.
Decideix quin sistema mana i com s’incorporen les reserves fetes per telèfon, al web o a recepció. Defineix també:
- Durada de cada servei i temps de preparació.
- Professionals, sales o equips que necessita cada cita.
- Descansos, festius, vacances i horaris especials.
- Antelació mínima per reservar i condicions per modificar.
- Zona horària del negoci i com es mostra al client.
Per exemple, Google Calendar disposa d’operacions per consultar els períodes ocupats i crear esdeveniments. Són dos passos diferents. La integració ha d’afegir les regles del negoci i coordinar les peticions que arriben alhora.
Demana una prova concreta: dues persones intenten reservar l’últim forat al mateix temps. El sistema l’ha d’assignar a una sola i oferir una altra opció a la segona. Consultar el calendari uns segons abans no resol per si sol aquest conflicte.
També convé distingir «cita desada» i «confirmació lliurada». Si la reserva existeix però falla el missatge, l’equip l’ha de veure com a pendent de notificació, sense tornar-la a crear.
Recordatoris, canvis i atenció humana
Un recordatori té sentit si reflecteix l’estat actual de la cita. En cancel·lar o moure una reserva, cal actualitzar els avisos pendents perquè el client no rebi l’hora antiga.
A WhatsApp Business Platform, la política vigent permet respondre sense plantilla dins de les 24 hores posteriors a l’últim missatge de l’usuari. Fora d’aquesta finestra, els missatges requereixen plantilles aprovades. També exigeix permís per als contactes posteriors, respecte de les baixes i vies clares d’atenció quan s’utilitza automatització. Comprova aquestes condicions a la política de missatges de WhatsApp Business.
A la pràctica, prepara els recordatoris abans del llançament, recull la preferència del client i ofereix una manera clara de demanar ajuda. Una persona que reserva avui per d’aquí a dues setmanes pot necessitar un recordatori fora d’aquesta finestra.
Quan l’equip pren una conversa, l’assistent ha d’aturar les respostes automàtiques fins que se li torni el control. Així evites que una persona ofereixi un horari mentre el sistema en confirma un altre.
Les proves que cal demanar abans d’activar-ho
Una demostració útil inclou situacions normals i casos que s’han d’aturar. Revisa com a mínim aquests:
- Data ambigua: algú escriu «divendres que ve». L’assistent mostra la data exacta abans de continuar.
- Missatge repetit: arriba dues vegades la mateixa petició. Es conserva una sola reserva.
- Canvi des de recepció: l’equip mou una cita. La conversa i els recordatoris reflecteixen el nou estat.
- Falla d’agenda: la connexió s’interromp en desar. Es comprova el resultat abans de repetir l’operació.
- Cancel·lació: s’allibera el recurs correcte i s’aturen els avisos d’aquella cita.
- Petició especial: el client sol·licita un servei que no encaixa en les opcions. La conversa passa a l’equip amb context.
Si heu de cobrar una paga i senyal, proveu també què passa quan el pagament queda pendent o caduca el termini. La cita ha de seguir les regles acordades per a aquest estat; un missatge que diu «ja he pagat» no n’hi ha prou per confirmar el cobrament.
Com començar amb un abast raonable
Un primer pilot pot cobrir un servei, un centre i un grup de professionals. Tria un recorregut que inclogui reserva, modificació i cancel·lació: així podràs comprovar el cicle complet.
Mesura quantes sol·licituds acaben en cita, quantes necessiten intervenció i quant temps dedica l’equip a resoldre-les. Revisa també duplicats, missatges fallits i reserves pendents. Són dades que haureu de recollir; no hi ha un percentatge d’estalvi que es pugui donar per fet.
Si encara no està clar quin procés mereix prioritat, comença per la nostra guia per triar què automatitzar en una empresa.
Per preparar una proposta, reuneix el nom de l’agenda actual, els serveis amb les seves durades, qui els pot atendre i com gestioneu avui els canvis. A Digency dissenyem automatitzacions amb IA a mida connectades a les eines del negoci. Explica’ns com rebeu les reserves i definim el primer flux i les seves comprovacions.
Portada: il·lustració generada amb IA.
