Pour automatiser les commandes par e-mail, connecte la boîte de réception à un processus qui lit la demande, identifie le client et ses articles, vérifie les quantités et prépare la commande dans ton logiciel de gestion. L’IA aide quand l’information arrive en texte libre ou en documents ; le catalogue et les règles de l’entreprise déterminent ce qui peut être enregistré.
Le point de départ peut être un brouillon avec validation. La personne qui le contrôle doit voir l’e-mail original, les lignes proposées et les points en attente au même endroit. Elle peut ainsi corriger une référence ou résoudre un écart sans tout retaper.
Définis quels messages doivent devenir des commandes
Dans une boîte mail commerciale cohabitent commandes, demandes de prix, changements, annulations et réponses sur les livraisons. Avant d’extraire des articles, identifie ce que le message demande vraiment. « Avez-vous ces références ? » peut encore être une demande de disponibilité.
La classification des e-mails avec l’IA peut aider à diriger chaque cas vers le bon parcours. Conserve l’identifiant du message, l’expéditeur et la référence de commande du client, lorsqu’elle existe. Si l’e-mail est transféré par un commercial, identifie aussi à quel client il correspond.
Décide quels formats entrent dans le premier périmètre. Un PDF avec un tableau, une feuille avec des colonnes connues et une demande écrite dans le corps du mail nécessitent des traitements différents. Les feuilles structurées peuvent être lues avec des règles d’importation ; réserve l’interprétation par l’IA aux champs qui en ont besoin.
Il faut aussi distinguer les documents utiles des logos, signatures et pièces jointes répétées. Garde la source qui justifie chaque proposition, y compris les messages suivants qui modifient la demande.
Lire une ligne ne suffit pas pour savoir quels articles livrer
Le lecteur de documents doit récupérer les références, descriptions, quantités et unités en conservant leur lien. Si un tableau se poursuit sur une autre page, vérifie que ses lignes ont été récupérées en entier et qu’un en-tête répété ne s’est pas transformé en autre produit.
Il existe des outils pour cette partie. AI Builder permet d’utiliser des champs et des tableaux extraits de documents dans un flux Power Automate. Sa documentation prévoit des valeurs et des scores de confiance par champ ou par cellule ; avant de le choisir, il faut vérifier les formats, le modèle et les exigences du compte.
Après la lecture vient la vérification par rapport à tes données :
| Donnée de la commande | Vérification nécessaire |
|---|---|
| Client | Compte correct et adresse de livraison confirmée. |
| Article | Référence de votre catalogue et variante demandée. |
| Quantité | Nombre, unité de vente et conversion applicable. |
| Prix indiqué | Correspondance avec les conditions commerciales en vigueur. |
| Livraison demandée | Disponibilité et date que l’équipe peut confirmer. |
Conserve un tableau d’équivalences par client lorsqu’il utilise ses propres codes. Une correspondance approximative dans la description peut servir à proposer des candidats ; s’il y a plusieurs produits possibles, cela doit rester en attente de validation.
Les unités méritent une règle explicite. Par exemple, Business Central distingue les unités de mesure de base et les alternatives, avec une quantité de conversion pour chaque article. Dans votre intégration, utilise l’équivalence approuvée dans le catalogue. « Carton » ne contient pas forcément la même chose pour toutes les références.
Exemple : huit cartons et une nouvelle adresse
Un distributeur reçoit ce message fictif :
Commande OC-418 : nous avons besoin de huit cartons de CL-7. Livraison dans le nouvel entrepôt vendredi. Ci-joint la commande en PDF.
Supposons que l’équivalence validée de ce client relie CL-7 à votre article ENV-025 et que chaque carton contient 25 unités. Le brouillon peut afficher 8 cartons, soit 200 unités. C’est un calcul de l’exemple, pas une quantité à déduire du nom du produit.
Maintenant imagine que le PDF joint indique six cartons. Le système doit signaler la différence entre l’e-mail et le document, conserver les deux valeurs et demander quelle version prévaut. Enregistrer automatiquement la première donnée vue masquerait une décision encore en attente.
« Nouvel entrepôt » ne permet pas non plus de réutiliser telle quelle l’adresse habituelle. Il faut confirmer l’adresse complète et l’associer au bon lieu de livraison. Il en va de même pour « vendredi » : il faut une date précise et vérifier qu’elle est tenable.
Une vérification utile mettrait en évidence ces trois points : quantité contradictoire, adresse en attente et livraison à confirmer. Le reste des lignes peut rester préparé pendant la résolution, selon la manière dont votre entreprise gère les commandes incomplètes.
Clarifie quand c’est reçu, enregistré et confirmé
Conçois des statuts que l’équipe puisse reconnaître :
- Reçu : la demande et ses documents ont été enregistrés.
- En attente de vérification : des lignes sont préparées et des doutes sont visibles.
- Validé : une personne ou une règle approuvée a résolu les vérifications nécessaires.
- Enregistré : le logiciel de gestion renvoie une référence qui permet de consulter la commande.
- Confirmé au client : les conditions acceptées par l’entreprise ont été communiquées.
Dans le pilote, tu peux arrêter le parcours avant l’enregistrement définitif. Quand tu le connectes à l’ERP, vérifie quels effets produit la création ou la modification de ce document : cela peut déclencher d’autres processus selon la configuration. Le périmètre doit indiquer si le système prépare seulement un brouillon ou s’il réserve aussi du stock ou lance la préparation.
Une consultation des stocks n’équivaut pas à une réservation. Si la confirmation dépend du stock, utilise le résultat que le système de gestion considère comme valide à ce moment-là et respecte ses règles pour les livraisons partielles.
L’accusé de réception et la confirmation commerciale doivent dire des choses différentes. Tu peux informer qu’une demande est bien arrivée alors qu’elle est encore en attente de vérification, sans promettre encore les articles, les prix ni les dates.
Traite les transferts et les modifications comme des cas à part
Un client peut transférer le même PDF au commercial et à l’administration. Relie le document au client et à sa référence de commande, en plus de l’identifiant technique du message. Deux e-mails différents n’impliquent pas forcément deux commandes.
En même temps, un document portant la même référence peut contenir une modification. Détecte les changements de lignes, de quantités ou de destination et présente-les par rapport à la version enregistrée. Ne rejette pas une révision simplement parce que le numéro existe déjà.
Si la commande est en cours de préparation, une annulation ou un changement d’adresse nécessite de vérifier l’état opérationnel. Le flux doit transmettre cette décision à la personne responsable et conserver ce qui a été modifié et qui l’a autorisé.
Si la connexion échoue après une tentative d’enregistrement, consulte le résultat avant de recommencer l’opération. Il est possible que l’ERP ait créé la commande même si la réponse n’est pas encore revenue. Conserve une référence stable pour rapprocher la tentative et éviter les doublons.
Vérifie le résultat avec des commandes complètes
La documentation Document Intelligence explique comment interpréter la confiance d’extraction et prévoit une vérification humaine. Ce score aide à décider quoi contrôler ; tu dois aussi vérifier que le produit, l’unité et le destinataire sont bien ceux de ton activité.
Teste des documents des clients qui participeront au pilote. Ajoute des tableaux sur plusieurs pages, des références inconnues, des cartons avec des équivalences différentes, des commandes transférées et des changements après l’enregistrement. Ajoute un incident de connexion pour voir comment la récupération se fait.
Mesure les commandes correctes de bout en bout, les lignes corrigées, les doublons détectés et le temps de vérification. Un bon résultat de lecture perd de la valeur s’il faut ensuite chercher l’adresse ou reconstruire les quantités à la main.
Pour étudier le premier périmètre, prépare des exemples de commandes, le catalogue, les équivalences clients et le nom de votre logiciel de gestion. Chez Digency, nous développons des automatisations sur mesure pour connecter ce parcours. Dis-nous comment vous recevez et enregistrez aujourd’hui les commandes et nous définissons quelle partie peut être préparée pour votre équipe.
Image d’en-tête : illustration générée avec IA.
