Para automatizar los pedidos por correo, conecta el buzón con un proceso que lea la solicitud, identifique al cliente y sus artículos, compruebe las cantidades y prepare el pedido en tu programa de gestión. La IA ayuda cuando la información llega en texto libre o documentos; el catálogo y las reglas de la empresa determinan qué se puede registrar.
El punto de partida puede ser un borrador con revisión. Quien lo comprueba debe ver el correo original, las líneas propuestas y las dudas pendientes en un mismo lugar. Así puede corregir una referencia o resolver una diferencia sin volver a teclear todo el pedido.
Define qué mensajes deben convertirse en pedidos
En un buzón comercial conviven pedidos, consultas de precio, cambios, cancelaciones y respuestas sobre entregas. Antes de extraer artículos, identifica qué solicita realmente el mensaje. «¿Tenéis estas referencias?» todavía puede ser una consulta de disponibilidad.
La clasificación de correos con IA puede ayudar a dirigir cada caso al recorrido adecuado. Conserva el identificador del mensaje, el remitente y la referencia del pedido del cliente, cuando exista. Si el correo está reenviado por un comercial, identifica también a qué cliente corresponde.
Decide qué formatos entran en el primer alcance. Un PDF con una tabla, una hoja con columnas conocidas y una petición escrita en el cuerpo del correo necesitan tratamientos distintos. Las hojas estructuradas pueden leerse con reglas de importación; reserva la interpretación de IA para los campos que la necesiten.
También hay que distinguir los documentos útiles de logos, firmas y adjuntos repetidos. Guarda la fuente que justifica cada propuesta, incluyendo los mensajes posteriores que cambien la solicitud.
Leer una línea no basta para saber qué hay que servir
El lector de documentos debe recuperar referencias, descripciones, cantidades y unidades conservando su relación. Si una tabla continúa en otra página, comprueba que sus líneas se han recogido completas y que una cabecera repetida no se ha convertido en otro producto.
Hay herramientas para esta parte. AI Builder permite usar campos y tablas extraídos de documentos en un flujo de Power Automate. Su documentación contempla valores y puntuaciones de confianza por campo o celda; antes de elegirlo hay que comprobar los formatos, el modelo y los requisitos de la cuenta.
Después de la lectura viene la comprobación contra tus datos:
| Dato del pedido | Comprobación necesaria |
|---|---|
| Cliente | Cuenta correcta y dirección de entrega confirmada. |
| Artículo | Referencia de vuestro catálogo y variante solicitada. |
| Cantidad | Número, unidad de venta y conversión aplicable. |
| Precio indicado | Coincidencia con las condiciones comerciales vigentes. |
| Entrega solicitada | Disponibilidad y fecha que el equipo puede confirmar. |
Mantén una tabla de equivalencias por cliente cuando utilice códigos propios. Una coincidencia aproximada en la descripción puede servir para proponer candidatos; si hay varios productos posibles, debe quedar pendiente de revisión.
Las unidades merecen una regla explícita. Por ejemplo, Business Central distingue unidades de medida base y alternativas, con una cantidad de conversión para cada artículo. En vuestra integración, usa la equivalencia aprobada en el catálogo. «Caja» no tiene por qué contener lo mismo en todas las referencias.
Ejemplo: ocho cajas y una dirección nueva
Un distribuidor recibe este mensaje ficticio:
Pedido OC-418: necesitamos ocho cajas de CL-7. Entrega en el almacén nuevo el viernes. Adjunto el pedido en PDF.
Supongamos que la equivalencia validada de ese cliente relaciona CL-7 con vuestro artículo ENV-025 y que cada caja contiene 25 unidades. El borrador puede mostrar 8 cajas, equivalentes a 200 unidades. Es un cálculo del ejemplo, no una cantidad que deba deducirse del nombre del producto.
Ahora imagina que el PDF adjunto indica seis cajas. El sistema debe señalar la diferencia entre correo y documento, conservar ambos valores y pedir que se confirme cuál prevalece. Registrar automáticamente el dato que aparezca primero ocultaría una decisión pendiente.
«Almacén nuevo» tampoco permite reutilizar sin más la dirección habitual. Falta confirmar la dirección completa y asociarla al destino correcto. Lo mismo ocurre con «el viernes»: hace falta una fecha concreta y comprobar si se puede cumplir.
Una revisión útil destacaría esas tres cuestiones: cantidad contradictoria, dirección pendiente y entrega por confirmar. El resto de las líneas puede quedar preparado mientras se resuelven, según cómo gestione vuestra empresa los pedidos incompletos.
Deja claro cuándo está recibido, registrado y confirmado
Diseña estados que el equipo pueda reconocer:
- Recibido: se ha guardado la solicitud y sus documentos.
- Pendiente de revisión: hay líneas preparadas y dudas visibles.
- Validado: una persona o una regla aprobada ha resuelto las comprobaciones necesarias.
- Registrado: el programa de gestión devuelve una referencia que permite consultar el pedido.
- Confirmado al cliente: se han comunicado las condiciones que la empresa acepta.
En el piloto, puedes detener el recorrido antes del registro definitivo. Cuando lo conectes al ERP, comprueba qué efectos tiene crear o cambiar ese documento: puede activar otros procesos según la configuración. El alcance debe indicar si solo prepara un borrador o si también reserva material o inicia la preparación.
Una consulta de existencias no equivale por sí sola a una reserva. Si la confirmación depende del stock, utiliza el resultado que el sistema de gestión considere válido en ese momento y respeta sus reglas para entregas parciales.
El acuse de recibo y la confirmación comercial deben decir cosas distintas. Puedes informar de que una petición ha llegado mientras sigue pendiente de revisión, sin prometer todavía artículos, precios ni fechas.
Trata los reenvíos y las modificaciones como casos propios
Un cliente puede reenviar el mismo PDF al comercial y a administración. Relaciona el documento con el cliente y su referencia de pedido, además del identificador técnico del mensaje. Dos correos diferentes no implican necesariamente dos pedidos.
A la vez, un documento con la misma referencia puede contener una modificación. Detecta los cambios de líneas, cantidades o destino y preséntalos contra la versión registrada. No descartes una revisión solo porque el número ya exista.
Si el pedido está en preparación, una cancelación o un cambio de dirección requiere comprobar el estado operativo. El flujo debe llevar esa decisión a la persona responsable y conservar qué se modificó y quién lo autorizó.
Si la conexión falla después de intentar guardar, consulta el resultado antes de repetir la operación. Puede que el ERP haya creado el pedido aunque la respuesta no haya llegado. Conserva una referencia estable para reconciliar el intento y evitar duplicados.
Comprueba el resultado con pedidos completos
La documentación de Document Intelligence explica cómo interpretar la confianza de extracción y contempla revisión humana. Esa puntuación ayuda a decidir qué revisar; además debes comprobar que el producto, la unidad y el destinatario son los correctos para tu negocio.
Prueba documentos de los clientes que participarán en el piloto. Incluye tablas de varias páginas, referencias desconocidas, cajas con distintas equivalencias, pedidos reenviados y cambios después del registro. Añade un fallo de conexión para comprobar cómo se recupera.
Mide pedidos correctos de principio a fin, líneas corregidas, duplicados detectados y tiempo de revisión. Un buen resultado de lectura pierde valor si luego hay que buscar la dirección o reconstruir las cantidades a mano.
Para estudiar el primer alcance, prepara ejemplos de pedidos, el catálogo, las equivalencias de clientes y el nombre de vuestro programa de gestión. En Digency desarrollamos automatizaciones a medida para conectar ese recorrido. Cuéntanos cómo recibís y registráis hoy los pedidos y definimos qué parte puede quedar preparada para vuestro equipo.
Imagen de cabecera: ilustración generada con IA.
