Per automatitzar informes de màrqueting necessites connectar les fonts, definir què vol dir cada indicador i programar un recorregut que reculli, comprovi i presenti les dades. La IA pot ajudar a redactar el resum, però les xifres han de procedir de càlculs verificables i conservar la seva relació amb la font.
El primer informe pot respondre a una pregunta concreta: quines campanyes estan generant sol·licituds que l’equip comercial pot treballar? Per respondre-la fan falta les dades publicitàries i el que passa després que algú contacti. El nombre de formularis enviats, per si sol, no explica aquest resultat.
Tria les preguntes i la font de cada resposta
Comença amb l’informe que ja feu servir en una reunió. Assenyala quines decisions preneu amb ell i quines xifres acabeu buscant en una altra pestanya. A partir d’aquí, prepara un mapa com aquest:
| Pregunta del negoci | Font que convé revisar |
|---|---|
| Quant hem invertit en cada campanya? | Plataforma publicitària, amb compte, moneda i període definits. |
| Què ha passat al web? | Analítica web, amb els esdeveniments i filtres comprovats. |
| Quines sol·licituds noves hem rebut? | CRM o registre comercial, amb una referència per sol·licitud. |
| Quines encaixen i quin seguiment tenen? | Estats i activitats que manté l’equip comercial. |
Escriu una definició breu al costat de cada indicador. Per exemple, una «sol·licitud vàlida» pot exigir que el contacte sigui localitzable, demani un servei que oferiu i no sigui una prova. Aquest criteri l’ha d’acordar el vostre equip i ha de quedar registrat per aplicar-lo igual en cada període.
També convé separar les sol·licituds de les persones: un contacte pot demanar dos serveis diferents. Si encara copieu les peticions a mà, revisa primer com connectar el formulari web amb el CRM. L’informe necessita un registre d’origen fiable.
Munta el recorregut de recollida, revisió i entrega
El flux pot funcionar així:
- Llegir les fonts. Consultar els comptes i el període acordats mitjançant connexions autoritzades o importacions controlades.
- Preparar les dades. Unificar identificadors de campanya, noms de camps, dates i monedes quan correspongui.
- Comprovar l’extracció. Detectar fonts que no han respost, períodes incomplets i registres repetits.
- Calcular els indicadors. Aplicar les definicions desades i generar taules i gràfics.
- Preparar l’informe. Mostrar resultats, data d’actualització, incidències i comentaris pendents de revisió.
L’eina concreta depèn de les connexions disponibles i de qui l’hagi de mantenir. Abans d’afegir una integració a mida, comprova què pot resoldre la vostra eina d’informes i quina informació del CRM necessita un tractament addicional.
A cada execució guarda què s’ha consultat i si ha acabat correctament. Si falla la connexió comercial, l’informe ha d’indicar que aquesta part està pendent. Mostrar un zero al seu lloc faria semblar que no hi ha hagut sol·licituds.
Combina les fonts sense multiplicar els resultats
Una taula publicitària pot tenir una fila per campanya i dia; el CRM pot tenir una fila per sol·licitud. Si les uneixes sense preparar el nivell de detall, el cost diari d’una campanya es pot repetir a cada sol·licitud i acabar sumant-se diverses vegades.
La documentació de Google sobre combinació de dades explica que les unions depenen de les taules, dimensions i condicions seleccionades, i que hi ha una agregació prèvia de les files. Per això cal contrastar els totals abans i després de combinar les fonts.
Per a un informe diari per campanya, pots preparar primer cada font a aquest mateix nivell i unir-les mitjançant identificadors compatibles. Si el CRM no conserva l’origen d’una sol·licitud, mantén-la com a origen desconegut. No assignis una campanya perquè el nom del servei s’assembli al de l’anunci.
Revisa també les fórmules. El cost per sol·licitud d’un conjunt es calcula dividint el cost inclòs entre les sol·licituds incloses, amb el mateix abast. No s’obté fent la mitjana simple dels costos per sol·licitud de cada campanya. Si el denominador és zero, mostra que l’indicador no es pot calcular.
Decideix quines dates estàs comparant
Les campanyes, el web i el procés comercial no avancen al mateix ritme. Una sol·licitud rebuda aquesta setmana es pot convertir en venda el mes següent. Divideix l’informe perquè això s’entengui: una vista de sol·licituds creades en el període i la seva evolució, i una altra de vendes tancades en el període. Evita presentar aquestes vendes com si totes procedissin de les campanyes d’aquella mateixa setmana.
Defineix l’interval i la zona horària, i mostra quan s’ha obtingut cada font. Un panell obert ara pot estar utilitzant dades emmagatzemades anteriorment: Google explica en la seva documentació d’actualització de dades com es reutilitzen resultats en memòria segons la configuració de la font. Actualitzar la pantalla no garanteix que tots els sistemes d’origen hagin acabat de processar la informació.
En validar una extracció de GA4 davant la seva interfície, utilitza les mateixes dates, mètriques, dimensions i filtres. Són comprovacions que recull la guia oficial sobre diferències entre informes i l’API d’Analytics, que també adverteix de canvis mentre es processen dades recents.
Exemple: arriben més formularis, però falten oportunitats
Imagina una empresa de serveis que revisa cada setmana les seves campanyes de captació. És un exemple il·lustratiu, no un resultat d’un client de Digency. L’informe mostra més enviaments de formulari i l’equip comercial comenta que continua tenint poques oportunitats per treballar.
El pas següent és contrastar les sol·licituds rebudes: quines són proves, quines repeteixen una consulta ja registrada, quines encaixen amb el servei i quines encara no s’han revisat. Cada estat ha de tenir un criteri i una persona responsable d’actualitzar-lo.
L’informe pot presentar el recorregut des del contacte fins a la revisió comercial, deixant visibles les sol·licituds pendents. Així no es confon «encara no revisada» amb «descartada». Si falten dades d’origen, ha de quedar indicada aquesta limitació abans de comparar campanyes.
Amb aquesta informació, l’equip pot decidir si revisar la captació, el formulari o el seguiment. L’augment de formularis no és suficient per atribuir la causa del problema a un d’aquests punts.
On ajuda la IA en l’informe
Pots incorporar un pas que prepari un esborrany de lectura a partir de les taules ja comprovades. Dona-li el període, les definicions, els resultats i les incidències d’extracció. Demana-li que separi tres coses: canvis observats, informació que falta i comprovacions que convé fer.
El resum ha de poder rastrejar-se fins a les dades. Una variació és un fet calculat; la seva explicació pot ser una hipòtesi. Si no hi ha una nota que confirmi un canvi de pressupost, una promoció o una incidència, el text no ho hauria d’inventar per explicar el gràfic.
La persona responsable hi afegeix el context comercial i revisa l’esborrany abans de compartir-lo. Els canvis de campanya o pressupost requereixen el seu propi procés de decisió; generar un comentari sobre resultats no els hauria d’activar.
Què provar abans de deixar-ho funcionant
Comprova un període conegut i compara cada indicador amb la seva font. Després prova una connexió interrompuda, un dia sense activitat, una sol·licitud repetida i una campanya sense correspondència al CRM. L’informe ha de distingir entre dades absents, zeros reals i registres pendents de classificar.
Executa dues vegades el mateix període: la segona execució no ha de duplicar registres. Comprova també què passa quan arriba informació posterior o es corregeix un estat comercial, i conserva una versió de l’informe que s’hagi utilitzat per prendre decisions.
Per valorar el pilot, mesura el temps de preparació i revisió, les correccions necessàries i les preguntes de la reunió que ja es poden respondre. Això permet decidir quina connexió afegir després.
A Digency desenvolupem automatitzacions a mida per connectar aquestes tasques. Explica’ns quin informe prepares i d’on treus les dades: definim un primer recorregut amb les seves fonts, càlculs i comprovacions.
Portada: il·lustració generada amb IA.
