Un assistent d’IA amb documents d’empresa permet preguntar per un procediment, un producte o una condició interna i rebre una resposta basada en les fonts que hagis connectat. Per implantar-lo, cal triar quines consultes resoldrà, preparar els documents vigents, definir qui els pot veure i comprovar les respostes abans d’obrir-lo a l’equip.
Pensa en aquell dubte que sempre acaba a la mateixa persona: «Què necessitem per donar d’alta un distribuïdor?». Si la resposta ja està escrita, l’assistent pot ajudar a trobar-la i explicar-la. Si cada company respon una cosa diferent perquè el procediment no està acordat, primer hi ha una decisió pendent a l’empresa.
Com passa d’una pregunta a una resposta
Una manera habitual de construir aquests assistents és RAG, o generació augmentada per recuperació. El sistema busca informació pertinent a les fonts disponibles i la lliura al model perquè redacti la resposta. La documentació d’Azure AI Search sobre RAG descriu aquest patró i la preparació del contingut per recuperar-lo. No consisteix a tornar a entrenar el model cada cop que canvies un manual.
El recorregut que convé demanar en una demostració és senzill:
Pregunta de l’equip → cerca en fonts autoritzades → resposta amb referència → obertura del document per comprovar-la.
Una referència útil permet localitzar el fitxer i l’apartat que justifiquen el que s’ha dit. Si l’assistent barreja dos documents o respon sobre un altre producte amb un nom semblant, l’enllaç ha de permetre detectar-ho. Una resposta fluida encara necessita comprovació.
Tria una consulta que avui interrompi l’equip
Comença per una tasca concreta: consultar fitxes de producte, trobar passos d’un procediment o resoldre dubtes d’incorporació al lloc de feina. Reuneix les preguntes tal com es formulen a la feina, incloses abreviatures i noms informals.
Per a cadascuna, apunta qui la fa, quin document la respon i què farà aquesta persona després. Així podràs distingir una cerca documental d’una petició que necessita dades actuals d’un altre programa.
Per exemple, «què inclou aquest servei?» es pot resoldre amb la seva fitxa aprovada. «Quin estoc queda ara?» necessita consultar una font d’existències actualitzada; un catàleg guardat no és suficient. «Podem fer una excepció per a aquest client?» pot requerir la decisió d’un responsable encara que la política general estigui documentada.
Si encara estàs comparant quina tasca abordar primer, la nostra guia d’automatització de processos en una empresa explica com acotar aquest primer abast.
Prepara la versió que l’equip ha de consultar
Per al conjunt inicial, crea una llista amb el nom del document, la seva ubicació oficial, responsable, versió vigent i perfils autoritzats. Marca quins fitxers queden fora. No cal revisar tot l’arxiu històric per provar una consulta concreta.
Comprova també com es llegeix el contingut. Obre el text que recupera el sistema d’un PDF escanejat o d’una taula: una columna desplaçada pot associar una condició al producte equivocat. Conserva els títols i el context necessaris per interpretar cada apartat.
Acorda què passarà quan algú substitueixi, retiri o canviï de carpeta una font. Inclou una prova completa: modifica una condició en un document de prova, espera l’actualització prevista i torna a preguntar. Repeteix retirant aquest document. El resultat ha de reflectir el canvi segons el termini acordat, i les fallades de sincronització han de quedar visibles per a qui manté el sistema.
Mantén els permisos en connectar les fonts
Defineix què pot consultar cada perfil abans de connectar carpetes. Una persona de vendes pot necessitar fitxes comercials sense tenir accés a documents de direcció. Comprova aquesta separació tant en les respostes com en els enllaços que retorna l’assistent.
El mètode de connexió importa. Per exemple, la integració de SharePoint a Copilot Studio consulta contingut amb els permisos de l’usuari autenticat. Aquesta capacitat correspon a una integració i configuració concretes: cal verificar com es conserven els accessos en la solució triada, especialment si es copien fitxers a un altre repositori.
Demana provar-ho amb comptes de diferents perfils, inclòs un sense accés. Afegeix una altra comprovació després de retirar un permís. No donis per validada la separació perquè funcioni amb el compte de qui ha creat l’assistent.
Exemple: donar d’alta un nou distribuïdor
Aquest exemple és il·lustratiu. Suposem que el procediment aprovat exigeix completar una fitxa comercial, assignar un responsable i obtenir l’aprovació d’operacions abans d’activar el distribuïdor.
Un comercial pregunta: «Tinc un distribuïdor nou, què faig?». Una resposta útil resumiria aquests passos i assenyalaria el procediment del qual surten. Si el document inclou la plantilla que s’ha d’utilitzar, l’assistent hauria d’oferir un enllaç que el comercial pugui obrir.
La segona pregunta pot ser: «Puc activar-lo sense aprovació?». Si el document no contempla excepcions, l’assistent ha de deixar aquesta decisió al responsable designat. No hauria de convertir una pràctica habitual o un comentari de la conversa en una autorització.
Prepara també el cas en què només trobi un procediment antic o dues versions incompatibles. El comportament esperat ha d’estar definit: assenyalar que no pot confirmar el procés vigent i dirigir la consulta a la persona encarregada de mantenir-lo. Aquesta incidència serveix per corregir la documentació.
Què comprovar en una demostració
Porta preguntes i documents propis de prova, amb respostes esperades revisades per algú que conegui el procés. Aquesta taula pot servir com a llista d’acceptació:
| Prova | Què hauria de poder comprovar l’equip |
|---|---|
| Pregunta freqüent amb resposta documentada | L’explicació coincideix amb la font vigent i permet obrir-la. |
| Dos productes amb noms semblants | Sol·licita la dada que falta per identificar el correcte. |
| Pregunta sense resposta a les fonts | Explica quina informació falta i ofereix un següent pas definit. |
| Dues versions contradictòries | Aplica el criteri de vigència acordat o demana revisió. |
| Usuari sense permís | No mostra contingut restringit ni el resumeix. |
| Document actualitzat o retirat | Reflecteix el canvi dins del termini de sincronització acordat. |
Prova també preguntes de seguiment, perquè una conversa pot arrossegar una suposició equivocada. Obrir la font i contrastar la resposta continua sent necessari: Microsoft adverteix a la seva documentació de fonts de coneixement que desactivar les respostes sense fonament documental no garanteix que el model deixi d’incorporar coneixement general en combinar la informació.
Durant el pilot, registra consultes resoltes, respostes que necessiten correcció, referències errònies i temps dedicat a buscar i revisar. Compta també el manteniment dels documents. Amb aquestes dades podràs decidir si ampliar les fonts o corregir primer l’abast.
A Digency desenvolupem solucions d’IA i automatització a mida. Explica’ns quina pregunta repeteix el teu equip i on és la resposta: podem partir d’aquí per definir un assistent i una prova que puguis avaluar amb els teus propis documents.
Portada: il·lustració generada amb IA.
