Per automatitzar l’alta de clients, connecta la confirmació de la venda amb una fitxa de treball, un responsable i les tasques necessàries per començar el servei. El sistema pot preparar el projecte, demanar les dades que faltin i mostrar què està pendent. La IA pot ajudar a ordenar la informació, però les condicions per donar l’alta per acabada han d’estar definides.
L’objectiu de l’onboarding és que el client sàpiga què ve després i que l’equip pugui treballar amb allò acordat. Enviar una benvinguda és només una part: també cal traslladar l’abast, revisar la documentació i confirmar qui s’ocupa de cada pas.
Defineix quan comença i quan acaba l’alta
Tria un fet verificable per iniciar el recorregut: una proposta acceptada i validada pel responsable, un contracte amb l’estat confirmat a la seva eina o una aprovació interna. Decideix quin correspon al vostre negoci. Un formulari d’interès no hauria d’activar per si sol la posada en marxa d’un servei contractat.
Separa el tancament comercial de l’estat operatiu. «Venda guanyada» i «llest per començar» responen a preguntes diferents. Si abans de començar necessites una persona de contacte, un document o una validació interna, el flux ho ha de comprovar.
Escriu una condició de finalització concreta. Per exemple: responsable assignat, abast confirmat, informació imprescindible revisada i següent cita acordada. Una carpeta creada o un correu enviat no demostra que tot això estigui a punt.
Prepara la informació que vendes entrega a l’equip
Abans de connectar eines, acorda quines dades necessita qui prestarà el servei. Aquesta fitxa inicial pot servir com a referència:
| Dada | Per a què s’utilitza |
|---|---|
| Client i contacte principal | Localitzar la fitxa existent i saber amb qui coordinar-se. |
| Servei i abast aprovat | Triar les tasques adequades i consultar què s’ha acordat. |
| Responsable de l’inici | Resoldre dubtes i fer-se càrrec dels bloquejos. |
| Data i requisits previs | Distingir una data sol·licitada d’una data confirmada. |
Guarda un enllaç a la proposta o document aprovat, amb la seva versió. Si hi ha diferències entre una nota comercial i aquest document, deixa una tasca per resoldre-les. No completis l’abast mitjançant suposicions.
Relaciona cada alta amb la contractació corresponent. Un client que afegeix un altre servei pot necessitar un nou projecte, encara que conservi la seva fitxa i els seus contactes. Si encara tens problemes en registrar les primeres sol·licituds, revisa abans com connectar el formulari web amb el CRM.
Connecta l’alta amb un projecte que tingui un responsable
Un primer flux pot cobrir aquests cinc passos:
- Comprovar l’inici. Verificar que la contractació compleix les condicions i que no té ja una alta creada.
- Preparar l’espai de treball. Crear o localitzar el projecte i els seus documents, vinculats a la fitxa del client.
- Assignar les tasques. Triar la plantilla del servei i posar responsable i data al que correspongui.
- Sol·licitar el que falta. Preparar una benvinguda amb el següent pas i les dades que encara no hi són.
- Confirmar que es pot començar. Revisar els requisits i registrar qui valida l’inici.
La plantilla d’onboarding de clients d’Asana organitza preparació interna, responsables, materials de benvinguda i fases d’implantació. Pot servir per visualitzar el procés abans de connectar aplicacions. Una plantilla prepara tasques; cal configurar i comprovar les integracions que les executaran.
L’assignació mereix una comprovació pròpia. Per exemple, la documentació de creació de registres de HubSpot explica que, si tries heretar el propietari d’un registre que no en té cap, el nou registre també queda sense assignar. Defineix un responsable alternatiu o una cua que algú revisi. Les accions disponibles depenen de l’eina, la subscripció i els permisos.
Utilitza la IA per preparar informació que es pugui revisar
La IA pot proposar un resum de l’abast a partir dels documents aprovats, ordenar les respostes obertes del client o assenyalar dades que sembla que falten. Conserva el vincle amb la font perquè una persona pugui comprovar cada proposta.
Un ús concret: convertir un qüestionari extens en una fitxa amb objectius, materials disponibles i dubtes pendents. Si el client escriu «ens agradaria començar aviat», el resum ha de conservar aquesta idea com una preferència, sense convertir-la en una data compromesa.
Separa les dades confirmades de les que la IA proposa. El responsable revisa les discrepàncies abans d’utilitzar-les per planificar feina o preparar comunicacions. Crear una carpeta amb un nom conegut o copiar un identificador són passos que es poden resoldre amb regles, sense demanar al model que prengui una decisió.
Evita que una actualització torni a crear tota l’alta
El flux ha de distingir una alta nova, una correcció i un reintent després d’un error. Fes servir una referència de la contractació per localitzar el projecte i registra quins passos ja s’han completat.
Si es crea el projecte però falla la carpeta, en reintentar s’ha de continuar amb el que queda pendent. Repetir-ho tot des del principi pot generar un altre projecte, més tasques i una segona benvinguda.
Comprova també quins canvis tornen a activar el recorregut. HubSpot indica a la seva documentació de reinscripció en workflows que un registre reinscrit torna a començar i executa altra vegada les accions. Per això, permetre la reinscripció exigeix revisar quines accions poden repetir-se.
Defineix què passa si la contractació es cancel·la o canvia d’abast durant l’alta. Atura els avisos pendents, deixa visible el motiu i assigna la revisió a una persona. Un nou servei i una correcció del mateix servei necessiten tractaments diferents.
Exemple: un client nou amb dues seus
Imagina una empresa de manteniment que incorpora un client amb dues seus. És un exemple il·lustratiu, no un cas de resultats de Digency.
Després de validar la contractació, el sistema prepara un projecte i les tasques de cada seu. Recupera el contacte principal i sol·licita la relació d’equips i la persona d’accés de cada ubicació. La informació d’una seu arriba completa; a l’altra li falta el contacte.
El projecte ha de mostrar aquesta diferència. El responsable pot revisar el que s’ha rebut i decidir quina preparació avança mentre es resol el bloqueig. El sistema no hauria de confirmar una visita que depèn d’un contacte encara desconegut.
Quan arribi la dada pendent, s’actualitza el mateix projecte. La validació del responsable permet continuar sense tornar a demanar tota la informació ni repetir la benvinguda.
Què comprovar en el primer pilot
Prova una alta completa, una altra amb dades absents i una contractació addicional d’un client existent. Afegeix un esdeveniment repetit, un error de connexió i un canvi d’abast. Comprova que cada cas acaba en l’estat esperat i té una persona responsable.
Revisa també els espais compartits: el client ha d’accedir als seus materials, mentre que les notes internes romanen a l’espai de l’equip. Per sol·licitar accessos a eines, utilitza els seus mecanismes d’invitació; el formulari de benvinguda no s’ha de convertir en un magatzem de contrasenyes.
Mesura quant treball manual queda, quant triga cada alta a estar a punt i quins requisits la bloquegen. Distingeix l’espera d’informació del client del temps que triga l’equip a revisar-la. Així sabràs quin pas convé millorar després.
A Digency desenvolupem automatitzacions a mida per connectar la venda amb la feina que ve després. Explica’ns com doneu d’alta avui un client: definim amb tu un primer recorregut, els seus responsables i les comprovacions per posar-lo en marxa.
Imatge de capçalera: il·lustració generada amb IA.
