Pots automatitzar les factures que reps per correu connectant la bústia amb un sistema que guardi el fitxer, extregui les dades, comprovi incidències i prepari un esborrany al teu programa. Administració rep el document i els camps ja col·locats per revisar-los.
El recorregut que proposem per començar és aquest:
Correu rebut → PDF guardat → dades extretes → comprovacions → esborrany per revisar.
La part decisiva és a les comprovacions: què passa si el proveïdor reenvia la mateixa factura, falta una pàgina o el programa de destinació deixa de respondre. Aquí tens un disseny pràctic per abordar aquest procés.
Defineix on comença i on acaba
Abans de triar eines, concreta tres coses amb la persona que porta administració:
- Entrada: una bústia, una carpeta o una etiqueta que reuneixi les factures rebudes.
- Sortida: un esborrany al programa de gestió, una safata de revisió o un fitxer d’importació.
- Responsable: qui revisa els documents dubtosos i confirma els registres.
Limita el primer pilot a un tipus de document i una empresa destinatària. Per exemple, factures de proveïdors en PDF que arriben a una carpeta de correu. Els pressupostos, albarans i justificants necessiten les seves pròpies regles.
Si encara esteu decidint quina tasca abordar, la nostra guia sobre com triar el primer procés que automatitzar ajuda a ordenar aquesta decisió.
Els cinc passos del flux
1. Rebre el correu i conservar l’original
El flux detecta els missatges de la carpeta triada i recull els seus adjunts. Desa el PDF amb una referència al correu d’origen, el remitent i la data de recepció. Així pots tornar al document quan sorgeixi un dubte.
Convé registrar cada adjunt per separat: un correu pot portar diverses factures o una factura acompanyada d’un altre document. Un fitxer il·legible ha d’aparèixer com a incidència, amb una persona responsable de resoldre-la.
2. Extreure els camps que realment necessiteu
Defineix primer les columnes que admet el vostre programa. Una llista inicial pot incloure proveïdor, identificador fiscal, número de factura, data, moneda, base, impostos i total. Afegeix les línies de detall només si les fareu servir.
Hi ha eines preparades per a aquesta lectura. Per exemple, el Invoice Parser de Google Document AI extreu camps de capçalera i línies de factura i admet castellà. Això permet obtenir dades estructurades a partir del document; la connexió amb el vostre programa és un altre pas del projecte.
Desa el valor extret al costat de l’original. Quan falti una dada, el sistema l’ha de deixar pendent en lloc d’omplir-la per intuïció.
3. Comprovar dades i detectar possibles duplicats
Aquesta fase combina regles del negoci amb la revisió del document. Com a punt de partida, comprova:
- Que el destinatari correspon a la vostra empresa.
- Que el proveïdor es pot relacionar amb una fitxa existent o requereix alta.
- Que hi són presents els camps obligatoris per a la importació.
- Que els imports i la moneda són coherents amb el document, tenint en compte descomptes, recàrrecs o retencions quan apareguin.
- Que no hi ha un registre previ amb la mateixa combinació de proveïdor, número de factura i empresa destinatària.
Comparar també el fitxer ajuda a reconèixer un adjunt idèntic. Però un reenviament pot portar el mateix document amb un altre nom: el nom del PDF, per si sol, és un control insuficient.
El model de factures de Microsoft AI Builder ofereix puntuacions de confiança per a diferents camps. Fes-les servir com a senyal per decidir què revisar. Una puntuació alta no substitueix la comprovació del proveïdor, del destinatari o del total.
4. Preparar el registre a l’eina de treball
Comprova si el vostre programa permet crear esborranys mitjançant una integració o importar un fitxer amb els camps definits. És una de les primeres proves del projecte: llegir bé una factura serveix de poc si després l’has de tornar a copiar a mà.
Si el programa només permet crear registres definitius, col·loca la revisió abans d’aquest pas. Una safata intermèdia pot mostrar el PDF a un costat i les dades a l’altre, amb el motiu de cada incidència.
En registrar el resultat, conserva la referència que retorna el programa de destinació. Aquesta confirmació permet saber què s’ha creat i evita repetir l’operació a cegues quan hi ha una fallada de connexió.
5. Revisar, aprovar i tancar
En començar, revisa tots els esborranys. Corregeix els camps necessaris, confirma el destí i registra qui ha aprovat cada document.
Mantén estats entenedors: rebut, pendent de revisió, aprovat, registrat o amb incidència. L’avís d’èxit ha de correspondre a un resultat comprovat. “Dades extretes” i “registre creat” són dos moments diferents.
Aquest primer flux pot acabar amb la factura preparada i validada. L’aprovació de pagaments requereix un disseny i uns permisos específics.
Un exemple: arriba una factura i després la reenvien
Imagina una factura d’un proveïdor conegut amb número F-1042 i un total de 1.452 euros. És un exemple il·lustratiu, pensat per comprovar el comportament del flux.
| Què passa | Què hauria de fer el sistema |
|---|---|
| Arriba el PDF per primera vegada | Desar l’original, extreure els camps i preparar un esborrany. |
| El proveïdor reenvia la mateixa factura | Detectar la coincidència i enllaçar el registre existent per revisar-lo. |
| El total es llegeix de manera dubtosa | Senyalar el camp i mantenir el document pendent. |
| El programa no respon en desar | Marcar l’operació com a pendent de confirmació i comprovar si s’ha arribat a crear abans de repetir-la. |
| Una persona aprova l’esborrany | Registrar l’aprovació i confirmar el resultat al programa de destinació. |
Aquesta prova ensenya més que una demostració en què tots els fitxers surten bé. Inclou també un document que s’hagi d’aturar: l’equip necessita veure com es resol una excepció.
Quines eines necessites i què comprovar abans
El projecte té tres peces: la connexió al correu, la lectura del document i la connexió al programa de destinació. L’eina concreta depèn del que ja utilitzeu i dels permisos i integracions disponibles.
Si treballeu a l’entorn de Microsoft, la seva documentació explica com utilitzar l’extracció de factures d’AI Builder dins de Power Automate. És una opció per a la fase de lectura, que cal completar amb les entrades, validacions i sortides del vostre procés.
Prova també els fitxers menys còmodes. Microsoft adverteix que, en seleccionar pàgines per extreure una factura, el rang ha de contenir-ne una de sola: barrejar pàgines de dues factures pot retornar dades parcials d’ambdues. Si un proveïdor envia diversos documents junts, caldrà separar-los o revisar-los.
Abans de contractar, demana que la proposta especifiqui:
- Quines bústies, formats i programes inclou.
- Qui pot consultar els documents i on es guarden.
- Què passa amb duplicats, errors i documents que no es poden llegir.
- Quina part del cost correspon a implantació, llicències, consum i manteniment.
- Com es lliura l’accés al sistema i qui atén una incidència.
Com saber si val la pena
Mesura el treball complet abans i durant el pilot: buscar el correu, obrir el fitxer, introduir les dades, arxivar-lo i resoldre errors. Després mesura quant triga la revisió de l’esborrany i quant temps exigeixen les incidències.
Pots començar amb una mostra variada de documents: proveïdors habituals, formats nous, diverses pàgines, un duplicat i un fitxer difícil de llegir. Aquesta mostra serveix per descobrir problemes; el funcionament continuat permetrà valorar l’estalvi.
Observa tres resultats: temps total d’intervenció, camps corregits i documents pendents sense resoldre. Si la revisió encara costa gairebé el mateix que el procés manual, convé ajustar l’abast o la lectura abans d’ampliar-lo.
El següent pas per a la teva empresa
Reuneix el nom del vostre programa de gestió, com arriben les factures i una mostra anonimitzada dels formats habituals. Amb això es pot comprovar la connexió d’entrada i sortida, i dibuixar el primer flux amb administració.
A Digency dissenyem automatitzacions amb IA a mida de les teves eines. Explica’ns com rebeu i registreu les factures i definim quins passos automatitzar, on mantenir la revisió i com comprovar el resultat.
Portada: il·lustració generada amb IA.
